Migrar de un CRM a otro sale bien cuando se hace en este orden: exportar todo antes de dar de baja nada, limpiar los datos fuera del sistema, mapear los campos de origen y destino, probar con un lote chico y recién después importar el resto. El error que más caro sale es cancelar el sistema viejo antes de haber verificado que la migración quedó completa.
Antes de empezar: exportá todo
Es el primer paso y el más importante. Antes de tocar nada, sacá una copia completa de tu CRM actual:
| Qué exportar | Por qué |
|---|---|
| Contactos y empresas | Es la base |
| Oportunidades abiertas | Es lo que está en juego ahora |
| Historial de actividades | Notas, llamadas, reuniones |
| Correos vinculados | Si el sistema los guarda |
| Archivos adjuntos | Presupuestos, contratos |
| Usuarios y asignaciones | Para saber de quién es cada cuenta |
| Campos personalizados | Los que creaste vos |
Guardá esa exportación aparte, aunque migres bien. Es tu red de seguridad y no cuesta nada.
Qué migrar y qué dejar
No todo tiene que pasar al sistema nuevo:
Migrá:
- Clientes activos
- Oportunidades abiertas
- Contactos con actividad en los últimos 24 meses
- Historial de compras
No migres (archivá aparte):
- Contactos sin actividad hace años
- Oportunidades cerradas viejas
- Duplicados
- Registros sin datos de contacto válidos
El razonamiento es el mismo de siempre: un CRM nuevo lleno de registros muertos hace que el equipo desconfíe desde el primer día. Definí el corte con el ciclo de compra, las obligaciones de conservación y los análisis necesarios. Los 24 meses de la lista son una referencia para discutir, no una regla de eliminación. Archivá con identificadores y acceso recuperable lo que no pase al uso cotidiano.
El mapeo de campos
Es donde más información se pierde, y es un trabajo de escritorio que hay que hacer antes de importar nada.
Qué hacer: listá los campos del CRM viejo y al lado el campo equivalente del nuevo. Los que no tienen equivalente hay que decidirlos: se crean, se combinan o se descartan.
Los campos que más se pierden por no mapearlos:
- Origen del contacto (de dónde vino) — el más valioso y el más olvidado
- Etapa del embudo — si no coincide con las etapas nuevas
- Responsable asignado
- Motivo de pérdida
- Fecha de creación — si no se mapea, todos los contactos aparecen creados hoy
Ese último es el que más molesta después: perdés la noción de la antigüedad de cada relación.
El orden de importación
Importar en el orden equivocado deja registros sueltos:
- Usuarios (para poder asignar)
- Empresas / cuentas
- Contactos (vinculados a las empresas)
- Oportunidades (vinculadas a contactos y empresas)
- Actividades e historial
- Archivos adjuntos
Conservá identificadores y relaciones entre registros. El orden exacto depende del importador: algunos crean empresas o asocian registros automáticamente; otros exigen cargarlos antes. Probalo en el lote piloto para evitar vínculos perdidos.
Probar con 50 registros
Nunca importes todo de una. Cargá un lote chico y verificá:
- ¿Los acentos se ven bien o aparecen caracteres raros?
- ¿Las fechas se interpretaron correctamente (día/mes vs mes/día)?
- ¿Los montos entraron como números y no como texto?
- ¿Cada oportunidad quedó vinculada a su contacto?
- ¿La asignación de responsables es correcta?
- ¿Los campos personalizados tienen el valor esperado?
Acentos y fechas son los dos problemas más frecuentes, y descubrirlos después de importar miles de registros implica rehacer todo.
El período de convivencia
Durante la transición vas a tener los dos sistemas. Reglas que evitan problemas:
- Definí una fecha de corte y comunicala con anticipación.
- A partir de esa fecha, todo se carga solo en el nuevo. Sin excepciones.
- El viejo queda en modo consulta durante uno o dos meses.
- No mantengas los dos activos más tiempo del necesario: duplica el trabajo y frena la adopción.
Lo que hay que comprobar antes de migrar
Con honestidad, para que no sea una sorpresa:
- Los correos que vivían dentro del CRM viejo, si el formato no es exportable
- El historial de actividad automática (aperturas, clics) que algunos sistemas no exportan
- Automatizaciones y flujos: comprobá qué puede exportarse o trasladarse entre las plataformas y qué debe reconstruirse y probarse en destino.
- Reportes personalizados: verificá si se puede trasladar su definición o si hay que rehacerla, y contrastá métricas y filtros con el sistema anterior.
Las automatizaciones son lo que más trabajo da rehacer, y conviene presupuestarlo desde el inicio en lugar de descubrirlo a mitad de camino.
Antes de dar de baja el sistema viejo
Una lista corta que evita disgustos:
- [ ] La exportación completa está guardada en un lugar seguro
- [ ] Los registros del nuevo coinciden en cantidad con los migrados
- [ ] El equipo trabajó al menos dos semanas en el nuevo sin problemas
- [ ] Las automatizaciones críticas están rehechas y probadas
- [ ] Los adjuntos importantes están accesibles
- [ ] Nadie está usando el viejo para cargar información
Recién ahí se da de baja. Cancelar antes por ahorrar un mes de suscripción es el error más caro de todo el proceso.
Cuánto tarda
| Escenario | Tiempo |
|---|---|
| Base chica (<1.000 contactos), sin personalizaciones | 3 – 5 días |
| Base media, con campos propios | 1 – 2 semanas |
| Base grande con automatizaciones e integraciones | 3 – 5 semanas |
La limpieza y el mapeo se llevan la mayor parte. La importación en sí son horas.
Dónde entra la IA
- Deduplicación inteligente: detectar que “Juan Pérez SA”, “J. Perez S.A.” y “Juan Perez sa” son el mismo registro, algo que un filtro exacto no ve.
- Normalización de datos a escala: teléfonos, mayúsculas, razones sociales.
- Sugerencia de mapeo entre campos de origen y destino.
Cómo lo encaramos en Olpa
Trabajamos migraciones entre Odoo, Kommo, Bitrix24, Pipedrive y HubSpot. El orden es siempre el mismo: exportar todo primero, limpiar fuera del sistema, mapear campos, probar con un lote chico, importar por etapas y sostener el viejo en consulta un tiempo.
Y la recomendación que más resistencia genera: migrar menos de lo que el cliente quiere. Un CRM nuevo con 400 contactos vivos funciona mejor que uno con 5.000 donde nadie encuentra nada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo migro de un CRM a otro sin perder datos?
Exportá y respaldá antes de cambiar, inventariá tipos de registro y mapeá campos y relaciones. Limpiá los datos fuera del sistema y probá un lote representativo antes de importar por etapas. El tamaño del piloto depende de los casos que necesitás comprobar.
¿Qué puede no trasladarse en una migración?
Depende de ambos sistemas: correos, eventos automáticos, reportes y flujos pueden tener límites de exportación o incompatibilidades. Inventariá y probá cada tipo; si una configuración no es compatible, presupuestá reconstruirla.
¿Cuánto tarda migrar un CRM?
El plazo depende de volumen, calidad de datos, adjuntos, límites del importador e integraciones. La tabla ofrece escenarios orientativos; el cronograma se confirma después del inventario y del piloto.
¿Cuándo doy de baja el CRM anterior durante una migración?
Cuando hayas comprobado integridad, relaciones, accesos, automatizaciones y uso del equipo, y conserves un respaldo recuperable. Definí criterios de aceptación y un plan de reversión; una cantidad fija de días sin incidentes no reemplaza esas comprobaciones.
¿Conviene migrar todo el histórico del CRM?
Definí el alcance según el ciclo comercial, las obligaciones de conservación y los análisis que necesitás. Priorizá registros activos y relaciones útiles; archivá el resto con acceso y respaldo. Un corte de 24 meses puede servir en algunos negocios, pero no es una regla universal.
¿Cómo evito perder relaciones entre contactos y oportunidades al migrar CRM?
Conservá identificadores y probá asociaciones entre usuarios, empresas, contactos, oportunidades y actividades. El orden depende del importador. Incluí casos relacionados en el piloto y comprobá que el historial quedó en el registro correcto, no solamente que coincidan las cantidades importadas.
Preguntas y respuestas revisadas el 19 de octubre de 2026 por Equipo Olpa Group.
Para cerrar
Una migración puede fallar por apuro, datos mal relacionados o límites técnicos de exportación e importación. Exportar primero, probar el mapeo y verificar resultados antes de cancelar el sistema anterior reduce esos riesgos.
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